Экспортная декларация (EX) относится к важнейшим таможенным документам и необходима для законного вывоза товара страны-экспортера и страну-импортер. В данной бумаге экспортер уведомляет таможенные власти о вывозимой продукции, предоставляет полную информацию о ней. Согласно международному своду правил INCOTERMS, оформлением экспортной декларации должен заниматься либо продавец товара, либо его покупатель. Причем если данную функцию выполняет покупатель, то он перепоручает обязанность составления декларации компании, перевозящей или (и) экспедирующей груз. У организации, оформляющей экспортную декларацию, должна быть соответствующая лицензия на этот вид деятельности.
С переходом на электронный документооборот все (ELEX, электронные экспортные декларации) хранятся в базе данных Европейского Союза. Их закрытие происходит автоматически, поэтому теперь нет необходимости получить, хранить и переправлять копию экспортной декларации с отметкой о вывозе груза на погранпереходе